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無駄な会議を有効な会議に 10/05/18
無駄な会議を有効な会議に 先日、ある中小企業の社長様より、こんなご依頼を受けました。
「わが社も次世代のリーダーを養成するために各部門の運営を徐々に任せており、その一環として部門会議をやらせているのだが、どうも会議進行が苦手な様子で、方針の徹底や改善策の話し合いができていない。一度、彼らを招集するので“効果的な会議の進め方”を指導してもらえないか」といった内容です。結構立派な業績を上げておられる企業なのですが、いまさらという思いでお引き受けしました。
当日の会合では、まず、会議にどんなイメージを持っているかを参加メンバーに聞いてみました。「会議が苦手、うまく進行できない、時間の無駄、会議より実務優先…」どうもマイナスイメージばかりです。次に、現在の会議の実態を話し合い、改善の糸口を探して行きました。

・メンバーからあまり意見がでてこない
・意見が出てもその場の思いつきで内容が伴わない
・対策のまとめ、結論が明確になっていない
・リーダーの独り舞台で、一方通行の会議になっている
・結論のまとめ方が曖昧で行動につながらない
・言いっぱなし、決めっぱなしで、次の会議でも同じようなことをやっている
・結論が出ても、実行が当初だけで、粘り強い活動までに至っていない
……
 出るわ、出るわ、活発な会議が行われていないことが想像できないくらいの意見がでてきました。
内容は、想定していた通りのダメだしで、ほぼ中小企業における会議の問題点の見本通りでした。対策は、この問題点の裏返しで、それを確実に改善すれば“効果的な会議の進め方”になります。
ここで当日の会合の結論(概要)を紹介しておきます。

 1.メンバーは意見の準備をして会議に臨むこと。そのために予め会議の議題を告知しておくこと
 2.メンバーの発言を頭ごなしに否定しないこと。会議は議題について対策をまとめる場であり有効な意見を発展させればよい
 3.各議題について協議したことの結論を必ず出すこと。もし結論がでない場合は、再検討をどうするのかを結論づけること
 4.結論は要領よく議事録にまとめること(誰が、いつ、どのように……を明確に)
 5.実行内容のチェックを日々行い、次回の会議時も前回議事録のチェックを必ず行うこと

 以上、当たり前のことですが、もし1項目でもできていないようでしたら是非実行してみてください。必ず効果があります。

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